Sistem Manajemen Informasi

BAB 1

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
   

   Sistem informasi manajemn (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang semenjak tahun 1960-an.
   

   Walau tidak terdapat consensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, managemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti : "Sistem Informasi", "Sistem Pemrosesan Informasi", "Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan".
   

   Judul makalah ini mengandung tanya. Namun , mohon untuk tidak ditafsirkan bahwa Indonesia tidak terdapat kegiatan penelitian yang berhubungan dengan SIM. Justru, diasumsikan bahwa kegiatan tersebut telah ada (exist), sehingga tidak ada klaim bahwa perlu melakukan perintisan bidang ini dari nol. Namun, bidang ini telah berkembang secara paralel di berbagai bidang ilmu yang telah mapan terutama Ilmu Komputer, Teknik Elektronika, serta bisnis Managemen.
   

   Justru, tulisan ini mencoba untuk mempertanyakan arah dari berbagai kegiatan SIM tersebut. Selanjutnya mengusulkan beberapa kiat untuk menyelaraskan kegiatan penelitian SIM tersebut. Makalah ini dapat dimanfaatkan sebagai pembuka, dengan membuat sebuah sketsa kasar akan diperoleh merupakan konsensus kondisi yang riil, serta hal-hal yang mungkin dapat ditindaklanjuti.
   

   
   

   Komposisi komunitas majemuk ini bukan hanya terjadi di Indoensia. Hal serupa juga dialami komunitas SIM di berbagai Negara termasuk Amerika Utara dan Eropa awal pembentukannya. Pengalaman mereka dalam merintis pengembangan SIM menjadi sangat berharga untuk dijadikan model/rujukan. Untuk itu makalah ini akan mebahas secara singkat cikal bakal berkembangnya bidang ini dibelahan bumi lain.
   

Kegiatan Manajemen dalam SIM Mengandung Peranan Penting

• Aplikasi SIM dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit pada semua tingkatan kegiatan manajemen.
  
• Informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaan tingkatan kegiatan manajemen.
  
• Pada kegiatan manajemen, dimana manajer akan melakukan 3 macam proses dalam memanfaatkan sumber daya (manusia, material, modal, dan informasi) yaitu planning, controlling, pengambilan keputusan.
  

Maka SIM dalam kegiatan manajemen yang baik tentu juga harus mampu memberikan dukungan pada :

1. Proses Perencanaan

2. Proses Pengendalian

3. Proses Pengambilan Keputusan

1. Dukungan SIM pada proses perencanaan adalah
   

• Rencana merupakan suatu arah tindakan yang ditetapkan lebih dulu, merupakanpenggabungan tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan
  
• Suatu organisasi pada tiap tingkatan mempunyai rencana yang berbeda, SIM yang dikembangkan mampu mendukung setiap kebutuhan itu.
  
• Sistem informasi manajemen mendukung setiap kebutuhan tersebut. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data, masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana.
  

Beberapa teknik analisi data historis yang dapat digunakan untuk proses perencanaan antara lain :

1. Teknik kecenderungan waktu atau tingkat pertumbuhan
   

   Misal, tingkat perubahan laba pada suatu perusahaan "A" adalah naik 10% selama tahun 2000-2005.
   

2. Teknik penghalusan data
   

   Misal, teknik rata-rata bergerak (moving average) dipakai untuk melunakkan ketidakteraturan data-data historis yang ada sehingga akan mempermudah perencanaan.
   

3. Analisis musiman
   

   Misal, hasil penjualan produk tertentu adalah tinggi pada bulan-bulan tertentu. Untuk kepentingan itu analisis musiman dipakai untuk memperoleh pola musiman tersebut.
   

4. Analisis korelasi
   

   Misal, korelasi antara jumlah biaya promosi dengan tingkat penjualan suatu produk.
   

5. Analisis korelasi secara otomatis (auto correlation analysis)
   

   Pada kondisi tertentu, dua variabel dapat mengalami penundaan waktu dalam kerelasian satu dengan lainnya. Misal, penjualan suku cadang mesin dalam periode n merupakan fungsi penjualan periode n-1. Analisis ini membantu dalam perumusan kerelasian tersebut.
   

6. Deskripsi data dan analisis penyebaran.
   

   Analisis penyebaran berguna untuk memahami data menurut ukuran rata-rata, median, modus, interval, deviasi standar, dan lainnya. Misal, penjualan harian sebanyak 100 unit mempunyai standar deviasi 5 unit. Analisa ini berguna untuk memahami sifat kegiatan penjualan yang perlu direncanakan.
   

   
   

   Selanjutnya teknik-teknik penciptaan data perlu dilakukan karena data historis hanya menggambarkan keadaan masa lampau. Sedangkan prencanaan melibatkan masa lampau dan mendatang. Umumnya perkiraan masa mendatang adalah didasarkan pada analisis data historis dengan menggunakan teknik penciptaan data untuk proses perencanaan.
   

   
   

1. Dukungan sistem informasi pada Proses Pengendalian
   

• Pengendalian terdiri atas kegiatan-kegiatan yang memungkinkan kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
  
• Untuk pengendalian suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman.
  
• Ukuran prestasi dijadikan sebagai standard prestasi
  
• Dukungan SIM adalah dimulai dengan model perencanaan. Model yang sama biasanya bisa dipakai untuk menentukan standar prestasi yang direvisi yang memperhitungkan tingkat kegiatan yang telah dirubah. Dukungan mencakup :
  

1. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi
   
2. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan
   
3. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang. Dukungan lainnya adalah monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodic saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. Apabila suatu kegiatan berada di luar batas pengendalian, maka suatu berita segera disampaikan pada unti pengendalian yang tepat.
   

1. Dukungan Sistem Informasi Pada Pengambilan Keputusan
   

   Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi 3 tahapan yaitu :
   

• Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :
  

  a. Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing kepeutusan
  

  b. Pengakuan adanya masalah
  

• Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :
  
  • Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah
    
  • Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah
    
• Analisis arah tindakan yang mungkin
  
  • Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah
    
  • Melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaanya
    

1. Rumusan Masalah
   

   Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan pertanyaan sebagai bahan pembelajaran sebagai berikut : "Mengapa sistem informasi manajemen sangan penting dalam SIM kesehatan".
   

2. Tujuan Pembelajaran
   

   Pembelajaran ini bertujuan untuk mengatahui dan memahami tentang pentingnya sistem informasi manajemen dalam SIM kesehatan.
   

   
   

3. Manfaat Pembelajaran
   
   1. Dari hasil pemaparan pada isi latar belakang di atas, kiranya dapat meningkatkan pemahaman dan wawasan penulis mengenai pentingnya sistem informasi manajemen dalam SIM kesehatan.
      
   2. Hasil pemaparan isi makalah ini diharapkan sebagai pengembangan ilmu pengetahuan khususnya tentang pentingnya sistem informasi manajemen dalam SIM kesehatan.
      

BAB II

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MENURUT PARA AHLI
   

   Menurut Barry E. Cushing, SIM adalah :
   

   "Suatu sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian". (Jogiyanto,2005,14)
   

   
   

   Menurut Frederick H. Wu SIM adalah :
   

   "Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen". (Jogiyanto,2005,14)
   

   
   

   Menurut Gordon B. Davis dalam buku "Kerangka dasar SIM", SIM adalah :
   

   'Sistem Informasi Manajemen adalah suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian'. (Gordon B. Davis,1985;23)
   

   
   

   Masih menurut Gordon B. Davis, dalam buku 'Analisis dan Desain Informasi' SIM adalah :
   

   'Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan secara rasional terpadu yang mampu mentranformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan'.
   

   Jadi dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi berguna untuk semua tingkatan manajemen.
   

   
   

2. PENGERTIAN DASAR SISTEM INFORMASI KESEHATAN (SIK)
   

   Sistem informasi kesehatan versus sistem informasi manajemen kesehatan.
   

   Keduanya meruapakan jargon penting terkait dengan domain sistem dan manajemen informasi di sector kesehatan. Dalam buku Design and Implementation of Health Informastion Systems (WHO,2000)
   Sauerborn dan Lippeveld menuliskan bahwa sistem informasi manajemen kesehatan hanyalah salah satu subsistem dalam sistem informasi kesehatan. Subsistem lainnya adalah sistem surveilans epidemiologis dan sistem informasi administrative. Dalam buku tersebut jelas terlihat bahwa nuansa kesehatan masyarakat maupun epidemiologi sangat mewarnai. Di sisi lain mungkin karena memasukkan kata manajemen, buku Jack Smith
   (2000) yang berjudul Health Management Information Systems : a handbook for decision makers sangat diwarnai pndekatan, konsep dan teori yang terkait dengan sistem informasi dan manajemen informasi. Sehingga, dibahas pula mengenai berbagai tools perencanaan seperti Critical success Factors, Business Systems Planning, McFarlan-Kenney Strategic Grid dan lain sebagainya.
   

   1. Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang biasannya diterapkan dalam suatu organisasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan informasi yang dihasilkan dibuthkan oleh semua tingkatan manajemen (Kristanto,2003).
      
   2. SIM adalah sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu (integrated) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi(davis, 2002)
      
   3. SIM adalah sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara satu bagian dengan lainnya menggunakan cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing) dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun dimasa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan (Sutanta,2004)
      

   Dari tiga pengertian di atas, sangatlah jelas bahwa Simkes itu bukan hanya software, tetapi software itu hanya merupakan bagian kecil dari Simkes.
   

   Menurut Laudon & Laudon (2005), Sistem informasi berisi tentang orang-orang, tempat dan sesuatu di dalam organisasi atau lingkungan sekitar. Semua sistem informasi bisa digambarkan sebagai solusi manajemen dan organisatoris atas tantangan-tantangan yang ditimbulkan oleh lingkungnnya. Ketiga komponen pembentuk sistem informasi tersebut saya fokuskan ke bidang kesehatan sehingga dapat diterjemahkan ke dalam Sistem Informasi Kesehatan (SIK).
   

   Komponen-komponen yang ada dalam sistem harus dapat bekerja sama dan saling mendukung untuk mencapai tujuan dari suatu sistem informasi pada suatu organisasi. Maka SIK itu terdiri dari 3 komponen, antara lain :
   

   1. Organisasi (struktur organisasi, peraturan-peraturan tentang tata hubungan kerja, tugas dan tanggung jawab, kompresi, reward, punishment, dan yang terpenting adalah Sumber Daya Manusia (SDM), termasuk komitmennya).
      
   2. Manajemen (strategi, kebijakan, desain kebutuhan, integrasi kebutuhan, prosedur manajemen, prosedur pemeliharaan, aturan pengelolaan, sosialisasi, pelatihan, monitoring dan motivasi bagi pengguna dll).
      
   3. Teknologi
      

      Banyak orang salah menafsirkan bahwa IT adalah sistem informasi. Padahal IT itu hanya salah satu bagian dari sesuatu yang lebih kompleks yang disebut Sistem Informasi. Beberapa hal yang termasuk dalam kategori teknologi dalam suatu sistem informasi, anatara lain : software, hardware, database, jaringan LAN/WAN, internet, website, dll)
      

      Dari pembahasan di atas kita dapat simpulkan bahwa sistem informasi kesehatan (SIK) adalah ilmu terapan yang dapat dimanfaatkan untuk membantu manajer memecahkan masalah organisasi yang dapat diterapkan di bidang kesehatan untuk memecahkan masalah program dan masalah kesehatan masyarakat.
      

3. MANFAAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN SISTEM INFORMASI KESEHATAN
   
   1. Melalui sebuah perencanaan
      

      Melalui perencanaan program akan dapat diketahui :
      

      a. Tujuan dan cara mencapainya
      

      b. Jenis/struktur organisasi yang dibutuhkan
      

      c. Jenis dan jumlah staf yang diinginkan dan uraian tugasnya
      

      d. Sejauh mana efektifitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan
      

      e. Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan
      

   2. Manfaat pengorganisasian
      

      Melalui fungsi pengorganisasian akan dapat diketahui :
      

      1. Pembagian tugas untuk perorangan dalam kelompok
         
      2. Hubungan organisatoris antar orang-orang di dalam organisasi tersebut melalui kegiatan yang dilakukannya
         
      3. Pendelegasian wewenang
         
      4. Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik
         

         
         

4. CARA PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
   

   Pada bagian 1 sudah disebutkan bahwa salah satu komponen dari sistem informasi adalah personel sebagai pengelola informasi. Oleh Karen itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.
   

   
   

   Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk/jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
   

   Manajemen Level Atas : untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan
   

   Manajemen Level Menengah : untuk perencanaan taktis
   

   Manajemen Level Bawah : untuk perencanaan dan pengawasan operasi
   

   Operator : untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
   

   
   

   Untuk pengembangan sebuah sistem informasi diperlukan struktur manajemen organisasi personil.
   

   Struktur dasarnya :
   

• Direktur Sistem Informasi
  
• Manajer pengembangan sistem
  
• Analis sistem
  
• Programmer
  
• Manajer computer dan Operasi
  
• Variasi struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial vs User Service.